online vergaderen, leidinggeven, klantgesprekken voeren

online vergaderen, leidinggeven, klantgesprekken voeren

13 mei 2020

online vergaderen

online vergaderen

Poeh,
Een houten kop heb ik.
En staalkabels i.p.v. nek/schouderspieren…

Ja, en?
Wat heb ik daar mee te maken?
Hoor ik je nu denken…
Nou, niks eigenlijk.

Behalve dan dat het me aanzette tot dit blog over digitaal vergaderen, coachen, leidinggeven of anderszins gesprekken voeren per Skype, Teams, Zoom, telefoon (WhatsApp video bellen) enzovoorts.

Mijn ervaringen met on-line na een paar weken

  1. Hoe ik het ook wend of keer, ik mis de input van de non-verbale communicatie. Sprekende handen. Wiebelende voeten. Draaien op de stoel. Extra goed luisteren en veel doorvragen is dus mijn adagium. En voor de spreker is de opdracht om zo helder mogelijk te formuleren. Je wat meer dan gebruikelijk uit te spreken. In woorden te vatten wat je in andere situaties meer non-verbaal laten zien. Best ingewikkeld voor veel mensen. En best lastig als het om ingewikkelde onderwerpen gaat. Want dan zijn er zoveel bijgedachten en bijgevoelens. Wat zeg je wel; wat is wel relevant en wat niet?
  2. En in gesprek met een groep ik mis mijn breedbeeld, mijn perifere blikveld. In een live overleg kijk je gericht naar de spreker (je focus) en zie je in je ooghoeken (het perifere zicht) de bewegingen van de anderen. Die heb je – zeker als je voorzitter bent – nodig. Nodig voor een goede beurtwissel. Nodig om de belangrijke haken en ogen uit het verhaal te halen en de voor de groep goede samenvatting te geven. En zeker nodig om mensen die afdwalen (dat zie je aan ogen en houding), of mensen die gezellige onderonsjes hebben weer te betrekken bij het groepsgesprek.

In de trainingen die we over vergaderen geven, leren we mensen dat je elk punt bespreekt vanuit het doel. Wat wil je vandaag, in deze vergadering met het bespreken van dit punt bereiken? En welke aanpak hoort daar bij? Wat verwachten we van de vergaderdeelnemers en hoe begeleid je als voorzitter het proces? En wat zetten we op de agenda zodat de deelnemers zich goed voorbereiden en we met elkaar effectief kunnen vergaderen? Gewone items dus, die bij online vergaderen, leidinggeven of klantgesprekken voeren nog belangrijker zijn.

Mijn praktische tips voor de online vergaderingen en de online 1op1 gesprekken

  1. Hou je online vergaderingen kort. En hou wat vaker een pauze. Je aandacht focussen op het beeld en serieus mee willen doen, vraagt van alle deelnemers veel energie. Liever wat vaker een korter overleg dan een online vergadering van 2 uur.
  2. Werk als gespreksleider elk gesprekspunt af vanuit het doel: ‘wat willen bereikt hebben met het NU bespreken van dit gesprekspunt?’ En vraag sprekers – als dat nodig is ook wat de link is tussen hun input en het doel. Laat mensen eventueel vooraf in groepjes voorbereiden. Of vooraf input aanleveren zodat je het formele overleg kunt structureren.
  3. Als de groep deelnemers aan je online vergadering groot is, zoek dan een medevoorzitter die meeluistert en meekijkt naar alles wat ook of juist niet gezegd of gedaan wordt. Zo kun je samen het overleg de goede kant uit sturen.
  4. Spreek met de deelnemers af wanneer het moment voor gezellig kletsen is: voor of na het formele overleg. Want we blijven allemaal behoefte houden aan  het koffieautomaten gesprek.
  5. Leg ook nu alle formele resultaten en afspraken vast. Het format wat veel gebruikt wordt is een A4 met de koppen: agendapunt – doel van dit gesprek – tijdsduur voor dit gesprek – werkvorm – afspraken.

Veel succes met online vergaderen, leidinggeven en samenwerken.

PS In contact?

online vergaderen

online vergaderen

Ben je een 50+ professional. En zoek je een senior loopbaancoach? Of een senior trainer/coach om je te helpen je competenties als adviseur, projectleider of teamleider te versterken? Neem dan contact op met mij via het contactvenster rechts.

 

Laat wat van je horen

*