Time management en intuïtie

Time management en intuïtie

We willen allemaal graag grip op ons werk en op ons leven (ik in elk geval wel 😊). We hebben doelen die we willen bereiken en daarvoor moeten acties gepland en vervolgens uitgevoerd worden. Dus organiseren we ons werk en ons leven. En gebruiken daar de tools van time management voor. En ook al klinkt dat misschien raar: daar heeft intuïtie ook een belangrijk plek in.

Time management bestaat altijd uit twee invalshoeken:

  • Effectief werken: de goede dingen doen
  • Efficiënt werken: de goede dingen op een goede manier doen.

Life is what happens to you while you’re busy making other plans

time management

time management

Time management is voor projectorganisaties een belangrijk tool. Als je in projecten werkt, is georganiseerd, planmatig werken immers belangrijk om het werk dat je beloofd hebt in te leveren op dag H, ook klaar te hebben. Dat vraagt om heldere doelen, overzichtelijke actielijsten en een realistische planning. Zodat je door elkaar heen aan meerdere projecten tegelijkertijd kunt werken. En ze ook allemaal goed en af kunt hebben, op de afgesproken data.

Maar ja, life is what happens to you while you’re busy making other plans (nee, niet van mezelf… maar van John Lennon). Er kan gemakkelijk iets mis gaan. Van computerstoring, filegedoe, een ziek kind tot een dagje ‘je dag niet’, kortom ‘gedoe’. Gedoe is normaal, hoort bij het leven. En heeft meestal consequenties voor je planning.

Planning?

Nou kun je daar op verschillende manieren mee omgaan:

  1. Helemaal niet meer plannen. Je ziet wel wat je wanneer af hebt. En anderen horen het wel als jij klaar bent met je klus en moeten gewoon wachten. Zo ’n werkstijl gaat misschien nog net als jij ergens in je eentje aan werkt en er geen enkele tijdsdruk is. In alle andere gevallen is het niet zo handig.
  2. Je kost wat kost vasthouden aan je planning. Dat kan door over te werken, door in het weekend door te werken, door net wat minder kwaliteit af te leveren in de hoop dat het niemand opvalt. Volhouden en stug doorgaan. Veel mensen met een burn-out hebben een tijd lang deze werkstijl (en leefstijl) gehanteerd.
  3. Je planning bijstellen. Je kunt je voorstellen dat ik daar een voorstander van ben. Ik wil immers werkplezier, grip op mijn werk, gezond blijven en goed samenwerken met collega’s en klanten.

Planning en de denkroutes in je brein

Bij het maken en ook bij het bijstellen van je planning maakt je brein gebruik van twee routes.

Je bewuste logisch denkende brein

Route 1 is het rationele, logische deel van ons brein. We maken gebruik van ons bewustzijn en ons bewuste denken. We verzamelen met volle aandacht informatie en denken daar actief bewust over na. Dat kost tijd en moeite. Met dit deel van ons brein kunnen we goed over 1 ding tegelijkertijd nadenken. Deze route in ons hoofd maakt vooral gebruik van taal. En kost veel energie. Ons hoofd wordt er moe van. Dat merk je doordat je dingen vergeet en het denken langzamer gaat. Dan is het tijd voor pauze.

Ons achtergrond systeem

Route 2 is ons systeem op de achtergrond. Dat systeem is vooral gericht op ‘veiligheid’ voor onszelf. En dus ook op de doelen die jij belangrijk vindt. Het werkt razendsnel en vraagt geen bewuste aandacht. Dat systeem denkt veel meer in beelden, gevoelens, concepten en associaties. En staat altijd aan. We zijn ons vaak helemaal niet bewust van dit systeem. Totdat er – volgens route 2 – iets mis gaat….  Dan bekruipt je een gevoel van ongerustheid..

We noemen dat ook wel onze intuïtie. Intuïtie is ons voorgevoel over wat er kan gaan gebeuren. Dat gevoel bekruipt je omdat je bewust of onbewust dingen waarneemt die zich verbinden met je gevoel van veiligheid, de doelen die je belangrijk vindt en de informatie & ervaringen die je al hebt.

Het mooie van route 2 is dat het, op het moment dat jij ‘iets’ waarneemt razendsnel en volautomatisch jouw eigen en unieke associaties en beelden activeert. Omdat het in beelden en gevoelens denkt, duurt het alleen even voordat je er ook de goede woorden bij hebt…

Route 2 waarschuwt je dus met beelden en ongeruste gevoelens als er in je projecten en opdrachten dingen gebeuren die er voor zorgen dat je je niet kunt houden aan afspraken of planning. Maak daar gebruik van. Niet omdat je intuïtie altijd de waarheid spreekt. Je kunt ook ongerust zijn omdat er ooit eens iets mis ging… Route 2 neemt dan het zekere voor het onzekere en zadelt je op met een gevoel van ongerustheid. Door daar even bij stil te staan en route 1 aan te zetten, kun je jezelf controleren. En route 1 eventueel geruststellen. Of toch je planning en afspraken bijstellen.

Je planning maken en bijstellen

Je planning en werkzaamheden bijstellen kun je – gebaseerd op deze twee routes – op 2 manieren doen:

  1. Actief informatie verzamelen, overzien en je planning en taakuitvoering maken en indien nodig bijstellen. Zo leer je wat voor jou wel en niet werkt uit de time management toolbox. Het is belangrijk om dit te doen omdat deze kennis en ervaring ook input voor route 2 is.
  2. Signalen uit route 2 serieus nemen en er bij stil staan. Welke gevoelens, beelden, oude verhalen enzovoorts schotelt route 2 je voor? Wat daarvan is van toepassing voor het project waar je mee bezig bent? Welke aanpassingen aan de afspraken, de planning, de taakuitvoering is nodig? Of zijn het oude verhalen die niet van toepassing zijn? Dan kun je route 2 met de nieuwe informatie geruststellen.

Door zo, samen effectief en efficiënt te werken aan de uitvoering van je projecten, heb je veel meer grip en plezier in je werk. En dat is toch wat we allemaal willen. Ik in elk geval wel. Jij?

PS 1

Wil je meer weten over de twee routes in je brein, lees dan het boek ‘Ons feilbaar denken’ van Daniel Kahneman.

PS 2

Wil je beter worden in time management? Wil je effectief en efficiënt werken? En dus een workshop, een training, persoonlijke coaching om zelf of samen effectiever en efficiënter je werk te doen? Neem dan contact op met mij via het contactformulier rechts.

Conclusie van dit blog

Wil je werk met plezier en resultaat doen:

  • Werk gestructureerd aan je taken zodat je grip hebt op je werk en je kunt houden aan afspraken en doelen kunt realiseren. Dat geeft jou een goed gevoel en maakt de mensen met wie je samenwerkt ook blij.
  • En: luister serieus naar je onderbuik. Zodat je je planning op tijd kunt aanpassen.
time management

time management

Laat wat van je horen

*