Vijf tips voor een effectief projectoverleg

projectoverleg

projectoverleg

Hoe zorg je voor een effectief projectoverleg? Vijf tips.

Zo af en toe mag ik bij een projectoverleg zijn. Meestal is de vraag: kijk eens hoe wij met elkaar ons project en de taken bespreken en geef ons feedback en tips.

Samen werken in projecten vraagt nu eenmaal om heldere communicatie. En dan kan het best handig zijn als een buitenstaander zoals ik daar weer eens met frisse blik naar kijkt. Hieronder vind je vijf tips die ik in die projectvergaderingen regelmatig geef.

De basisvraag

Vraag elkaar: ‘Als ik mijn taak gedaan heb, wat heb je dan precies van mij gekregen?  Je wil de doelen, zorgen en verwachtingen van de ander zo concreet mogelijk op tafel hebben. Zodat je weet wat er gedaan moet worden en wat de ander extra belangrijk vindt. Zodat je zelf kunt kijken of je die taak ook kunt uitvoeren en hoeveel tijd dat gaat kosten. Soms weet je projectleider of collega niet goed wat hij precies verwacht. Dat is dan een goede reden om extra overlegmomenten in te bouwen waarin je tussentijdse resultaten van je werk voorlegt met de vraag ‘waarin voldoet dit wel/niet aan je verwachtingen en doelen?’. Zo voorkom je verspilling van tijd en energie.

LSD

Strategisch handelenWe gaan er te gemakkelijk vanuit dat we de ander wel begrijpen. Dat is lang niet altijd het geval. Kees van Kooten noemde communicatie: ‘zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten’. Goed Luisteren, regelmatig Samenvatten en veel Doorvragen helpen je om zo dicht mogelijk in de buurt te komen van wat de ander bedoelt. Juist als je vaker met elkaar samenwerkt. Juist als je al langere tijd in dit project aan de slag bent. Miscommunicatie ligt juist dan op de loer omdat je nog maar met een half oor luistert naar elkaar. En ja, dat voelt misschien wel eens vervelend maar ja, het helpt wel om er voor te zorgen dat je het project samen effectief en efficiënt uitvoert. En dat geeft weer extra werkplezier.

Hoe concreter hoe beter

Stel gerichte vragen: wat, waar, wanneer, welke, wie, waarover, waartoe…. Door de afwisselingen van open vragen en deze gerichte vragen krijg je een zo helder mogelijk beeld van het project en van jouw taak daarin. Zodat je precies weet wat je moet afleveren. Soms lijkt dat gedoe op de vierkante millimeter. En toch helpt het. Want vaak zit het venijn in de details. En het is ook jammer en frustrerend als je werk over moet doen.

Vaktaal

Weet je zeker dat de ander met het vakwoord precies hetzelfde bedoelt als dat jij er mee bedoelt? Ik merk in de overleggen die ik bijwoon dat ook vakwoorden door verschil op opleiding en ervaring, verschillende betekenissen kunnen hebben. Check dus altijd of de ander met het vakwoord precies hetzelfde bedoelt als dat jij er mee bedoelt.

Helemaal alert moet je worden als mensen begrippen als ‘klantgericht’, ‘kwaliteit’, ‘totaal beeld’, ‘net even dat extra’ enzovoorts gebruiken. Het zijn vage begrippen waarmee je in de praktijk alle kanten uit kunt. Maak het concreet door te vragen: ‘Wat betekent ‘…….’ precies in deze taak (of deze fase) van het project?’

Gedoe is er altijd

Omdat je met meerdere mensen aan een project werkt, gaat er al snel van alles mis. Van computerstoring, tot griep…. Bij gedoe en de stress die het gedoe oplevert moet je niet meteen ‘doen’. En ook niet ‘de andere kant op kijken’ of afwachten.

Wat wel slim is, is om er even rustig mee te gaan zitten en samen te onderzoeken wat er aan de hand is, welke oplossingen mogelijk zijn, een keuze te maken en dan pas in de actiestand te schieten. Samen oplossen dus.

PS

Wil je ook wel eens een frisse blik op de communicatie en samenwerking in je projectoverleg? Mail mij dan via het contactvenster rechts.

projectvergadering

projectoverleg

Laat wat van je horen

*