Zelfsturende medewerkers en samensturende teams

Samensturende teams en zelfsturende medewerkers. Teambuilding nieuwe stijl.

Samensturende teams in projectorganisaties

Wij voeren veel opdrachten uit in ingenieursbureaus en andere technische organisaties. Vaak wordt daar in projecten gewerkt. De laatste jaren zie je in ander type organisaties, oa de zorg een omslag naar samensturende (ook wel zelfsturende of zelforganiserende teams genoemd) teams. In dit artikel willen we je laten zien wat projectorganisaties daarvan kunnen leren en gebruiken.

teambuilding-1

samensturende teams

Samenwerken nieuwe stijl: zelfsturende medewerkers en samensturende teams

We willen twee trends belichten:

  1. Professionals hebben steeds vaker zeer complexe taken, waar veel ervaring en specifieke deskundigheid voor nodig is. Om zo’n taak effectief en efficiënt uit te voeren, heb je als professional zelfsturing en eigen regie nodig. Niet alleen de uitvoering van de taak, ook de bijbehorende verantwoordelijkheid en bevoegdheid heb je in eigen hand. Je hebt de verantwoordelijkheid voor een goed eindresultaat en de ruimte om dat binnen (wettelijke) kaders, naar eigen inzicht en verantwoordelijkheid succesvol in te vullen. Dit past ook nog eens goed bij wat mensen in hun werk motiveert: autonomie, betrokkenheid en je competenties benutten. Op deze pagina lees je meer over drijfveren en het motivatie ABC. 
  2. Een teamleider die taken verdeelt en controleert is steeds minder van deze tijd. Taken die voor die leidinggevende overbleven door ontwikkeling zoals ze in punt 1 genoemd worden, waren planning, afstemming met de buitenwereld, eindbeoordeling en begeleiding van de ontwikkeling van medewerkers. Taken die een team van goed opgeleide professionals ook prima zelf kan doen. Het team wordt door het zelf doen van deze taken zelfsturend. Eigenlijk meer samensturend want de teamleden zijn samen verantwoordelijk voor de taken die voorheen door een coördinator of leidinggevende gedaan werden. Buurtzorg is het voorbeeld in Nederland van een organisatie die op basis van zelforganisatie is vorm gegeven. Veel zorgorganisaties zijn gevolgd. Het middenkader verdwijnt. Leiderschap aan de top blijft nodig voor visie, kaders en strategie.

Wat betekent samensturing|samenorganisatie in een team?

  • Coördinatie- en managementtaken rouleren onder de teamleden. Waarbij vooraf helder moet zijn wat het team bij elk van die taken van de uitvoerder verwacht. Vaak wisselen de taken elk half jaar van uitvoerder zodat iedereen elke taak een keer doet. En er niet nieuwe patronen van macht, zeggenschap en leiderschap in het team ontstaan. De bedoeling van samensturing is immers dat iedereen evenveel invloed en verantwoordelijkheid heeft.
  • De coordinatietaken en de managementtaken moeten door elk lid van het team erkend en gedragen worden. De medewerkers in het team snappen het nut en de noodzaak van deze taken en zijn in staat om deze taken zelf uit te voeren of aan te sturen op uitvoering. Dat laatste vraagt vaak extra scholing en begeleiding.
    In een deel van de samensturende teams is ook gekozen voor een andere manier van beoordelen van resultaten en van elkaar. Vaak kiest men voor een vorm van 360 graden beoordeling waarbij je zelf, je klanten, collega’s en andere betrokkenen hun oordeel geven over je prestaties en bijdragen.
  • Samensturing vraagt meer dialoog in het team: teamleden moeten actief en serieus naar elkaar blijven luisteren want ze moeten er samen uitkomen. Teamleden leren om effectief te overleggen en onderhandelen en ze leren (met vallen en opstaan) in hun gesprekken verschillen in waarden en normen met behoud van relatie te overbruggen. Teamleden ontwikkelen op deze manier hun sociale vaardigheden en leren om intensief met elkaar op te trekken in het werk. Omdat de Harvard win-win onderhandelmethode een goed hulpmiddel is, trainen we daar ook teams in. Dat doen we aan de hand van hun eigen vraagstukken. Zo ben je echt werkend aan het leren. Hier lees je meer over win-win onderhandelen.
  • In veel organisaties waar zelfsturing is ingevoerd, werken teamcoaches waar teams een beroep op kunnen doen. Bijvoorbeeld bij de start van de samenwerking, als ze de samenwerking een verdiepingsslag willen geven of als ze er samen niet uit komen. De teamcoaches faciliteren op allerlei manieren de gesprekken die tussen de teamleden nodig zijn om samen een stap verder te komen. De verantwoordelijkheid voor het proces en de resultaten blijft bij het team.
    Teamcoaches leren de teamleden om effectief te overleggen, om win-win te onderhandelen en om op een creatieve manier naar problemen en kansen te kijken. Mocht je willen weten hoe wij dat als teamcoach doen, neem dan contact op via het contactformulier rechts. Wil je leren onderhandelen? Kijk dan even hier. 
  • In de klassieke organisatie was de teamleider ook het aanspreekpunt voor de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Dat medewerkers hier meer en meer zelf verantwoordelijk voor zijn, sluit goed aan bij de 1e trend, nl die van zelfsturing. Dus ook zelfsturing op je loopbaan. In met name grote organisaties zie je wel dat HRM afdelingen loopbaanbegeleiding bieden zodat medewerkers een klankbord hebben.
  • Er blijft natuurlijk altijd leiderschap aan de top nodig. Dat leiderschap is nodig voor een dragende visie en missie, voor de hoofdstructuur van de organisatie en om de randvoorwaarden en kaders te bepalen.

Waarin is samenwerken in een team anders dan samenwerken in een project?

  • Projectteams hebben een andere samenstelling dan reguliere teams. ‘Gewone’ teams hebben vaak veel mensen met ongeveer hetzelfde werk/vak en dezelfde achtergrond. Een projectteam daar en tegen bestaat juist uit mensen met heel verschillende achtergronden en heel ander werk.
  • Natuurlijk zijn er ook in de wereld van de projectorganisaties steeds ontwikkelingen. Zo zie je bij steeds meer projecten in de ingenieurswereld ook de regie van het project bij de uitvoerder en niet meer bij de opdrachtgever liggen. Hierdoor veranderen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leden van de projectteams.
  • In een project ben je altijd tijdelijk bij elkaar, ook al kan zo’n project best lang duren. In een regulier team kan de samenwerking daarentegen je hele loopbaan duren. Bovendien werken mensen in een projectorganisatie vaak in meerdere projecten tegelijkertijd.
  • In een projectteam zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vaak al verdeeld via de rollen in het project. Een bekende aanpak zijn bijvoorbeeld de vijf rollen uit het integraal projectmanagement: projectmanager, manager projectbeheersing, contractmanager, omgevingsmanager, technisch manager. Iedereen heeft zijn eigen vak|rol waar anderen meestal veel minder verstand van hebben. Dan heb je als vanzelf ook de bij die taak behorende verantwoordelijkheid en bevoegdheid. Iedereen werkt in het project vervolgens aan zijn eigen taak. Mensen werken daardoor meer naast elkaar in plaats van met elkaar aan het project. Er is wel een gezamenlijk doel maar dat is opgedeeld in deeldoelen, deeltaken en deelverantwoordelijkheden.
  • Omdat aan elk project een einde komt, kan de sfeer van samenwerken daardoor beïnvloed worden. Mensen gaan, zeker als het project kortdurend is minder snel het conflict met elkaar aan. De focus ligt sterk op de inhoud dus de uitvoering van de taken en het realiseren van de opdracht en de gesprekken zijn vooral daarop gericht. Er is vaak minder oog voor de samenwerking en de, de eigen taak overstijgende, taken en processen.
  • De persoonlijke ontwikkeling van medewerkers verschuift in projectteams sneller naar de achtergrond. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor zijn of haar ontwikkeling. De projectleider heeft een functionele werkrelatie met de medewerker. Loopbaan- en persoonlijke ontwikkelingsvragen moet een projectteamlid dan ook elders in de organisatie stellen.
teambuilding-2

samensturende teams

Hoe zie je samensturing en zelfsturing terug in de samenwerking in een project?

Ieder projectteamlid heeft eigen taken waar hij/zij zelf regie over moet voeren. Een van de eerste dingen die medewerkers in een projectenorganisatie dan ook – met vallen en opstaan – leren, is om hun werk en tijd te managen. Daarin zie je zelfsturing terug. Dat is nog noodzakelijker als je in meerdere projecten tegelijkertijd werkt. In het traject dat we uitvoerden voor startende medewerkers van een ingenieursbureau stonden vier onderwerpen centraal: je werk organiseren, samenwerken in projecten, communicatie met teamleden en projectleider en regievoeren over je loopbaan.

Samensturing in de zin van samen het project coördineren, zie je juist veel minder terug want een projectleider heeft expliciet die verantwoordelijkheid. Ik denk dan ook dat een projectteam en een projectleider best wat van de goede ideeën kan lenen van samensturende teams.

In welk opzicht kun je als projectteam leren van het principe van de samensturing van een team?

In een projectteam loop je het risico dat iedereen zo druk bezig is met zijn eigen rol, dat samenwerken, overleggen, elkaar op de hoogte houden, je ook verantwoordelijk voelen voor het geheel van het project snel op de achtergrond raakt. Samensturing gaat er juist vanuit dat je ook verantwoordelijkheid voor het geheel. Dat kun je in een project ook toepassen. Ideeën hiervoor zijn:

  • Als projectleider ben je de verbindende schakel met de opdrachtgever, eindverantwoordelijk voor planning, geld en kwaliteit. En je bent degene die het projectteam aanstuurt, coacht en aan elkaar verbindt. Je kunt in deze rol je projectmedewerkers meer te betrekken. Je kunt ze meer informeren door wat vaker kort te overleggen, door ze mee te nemen naar gesprekken met de opdrachtgever, door delen van jouw rol over te dragen aan een (ervaren) projectmedewerker en door meer te laten zien wat de taak van een specifieke projectmedewerker bijdraagt aan het geheel.
  • Om het samenwerken te bevorderen moet je als projectleider dichter op je project zitten en meer communiceren met je projectmedewerkers Dichter op je project betekent niet controleren en taken aanwijzen, maar verantwoordelijkheden delegeren en de wensen en verwachtingen van klanten uitgebreid bespreken. Het overleg met je collega’s kost wat meer tijd maar betaalt zich terug in de kwaliteit van het eindresultaat en de motivatie van de projectmedewerkers.
  • Als projectmedewerker kun je je collega’s meer informeren over jouw taken en resultaten, je kunt je collega’s bevragen op hun taken en resultaten en je kun je projectleider bevragen over de opdracht, de eisen en wensen van de opdrachtgever en over ontwikkelingen in het project. Op deze pagina vindt je tips waarmee je in je communicatie meteen aan de slag kunt.  En wil je je luistervaardigheid testen? Doe dan hier onze gratis luister-scan.
  • In de organisatie van het project neem je tijd op voor overleggen en samenwerken.
  • Je kunt actief zoeken naar de snijvlakken tussen de verschillende taken en de verschillende stappen in het project. Zodat je ziet wat de impact van jouw werk op het werk van de ander is en vanuit die impact het werk op elkaar afstemmen. Zo voorkom je dat werk niet goed op elkaar aansluit, over gedaan moet worden etc. Dit levert ook weer tijd en geld op.
  • Ook in het elkaar beoordelen kunnen projectteamleden een actieve rol spelen. Door het beoordelen een onderdeel te laten zijn van de samenwerking in een project, stimuleer je projectteamleden om expliciet te zijn in wat je van elkaar nodig hebt, verwacht, resultaten vindt en last but not least de stijl van samenwerken vindt. Zo houden mensen ook in de projecten een focus op leren en ontwikkelen.

Wat kan samensturing in een projectteam opleveren?

  • Meer betrokkenheid bij het gehele project en bij het projectteam. Dit levert een betere werksfeer en gemotiveerdere projectmedewerkers op. Over het algemeen levert dat betere werkresultaten op.
  • Je kunt door deze actievere samenwerking de opdrachtgever nauwkeuriger over ontwikkelingen en voortgang rapporteren. De opdrachtgever krijgt zo een beter beeld van wat er allemaal voor hem uit de kast gehaald wordt.
  • Ik verwacht dat de kans op fouten vermindert omdat mensen het geheel beter snappen, weten waar iedereen mee bezig is en sneller relevante informatie aan de ander door kunnen spelen. Struikelblokken, hiaten en problemen in uitwerking van het project worden eerder duidelijk en ook meteen aangepakt door de medewerker die zich daarvoor verantwoordelijkheid voelt. De kans op dubbelingen in werk en vooral de kans op een gebrekkige aansluiting van uitgewerkte onderdelen van een project wordt kleiner. Zo haal je op efficiëntere wijze een beter eindresultaat.
zelfsturende teams 1

samensturende teams

Werk je in projectteams?

Hoe probeer jij in jouw projectteams zelfsturende medewerkers en samensturende teamleden te realiseren?  Reageer hieronder. Wij zijn er benieuwd naar. We willen graag projectmanagers interviewen over hun samensturende team.

Meer weten over hoe wij teams coachen?

Je kunt meer informatie vragen of je aanmelden via het contactformulier rechts. Of via 06 5579 78 32.

Meer lezen?

Op deze pagina vind je een overzicht van al onze artikelen.

En hier kun je je inschrijven om gratis elke maand een artikel van onze hand in je mailbox te ontvangen.

Delen?

Je kunt via de social media buttons links, dit artikel delen met je netwerk. Wij waarderen dat zeer.

Laat wat van je horen

*